Welk werk neemt dit uit handen?
Wanneer een aanvraag verspreid blijft over een mailbox, een spreadsheet en losse bijlagen, moet iemand dezelfde informatie telkens opnieuw opzoeken. Een offerte-intake verzamelt de afgesproken gegevens op één plaats en maakt zichtbaar wat nog ontbreekt. U bepaalt zelf wanneer het dossier volledig genoeg is om een offerte te maken.
Zo kan uw proces verlopen
Aanvraag herkennen
Een nieuwe aanvraag wordt herkend via één afgesproken ingang. Een unieke dossiercode en controle op dubbele verwerking voorkomen dat dezelfde aanvraag tweemaal in de werklijst verschijnt.
Gegevens verzamelen
De afgesproken klant- en projectvelden worden samengebracht. Een ontbrekend werfadres, een onduidelijke omschrijving of een ontbrekende bijlage wordt als open punt getoond. Onzekere informatie wordt niet als feit ingevuld.
Dossier klaarzetten
Een medewerker ontvangt een overzicht met de bron, ontbrekende velden en de volgende actie. U controleert het dossier voordat u prijzen berekent, een bezoek plant of een offerte verstuurt.
Een concreet, fictief voorbeeld
Een fictieve klant vraagt een warmtepomp aan en stuurt plannen mee, maar vermeldt geen werfadres. Het proces zet het dossier klaar en markeert “werfadres opvragen”. Het kiest geen vermogen en berekent geen installatieprijs: die technische beoordeling blijft bij uw bedrijf.
Bekijk de stappen in de interactieve demoWaar uw controle nodig blijft
Technische prijsberekening, vrije uitlezing van complexe plannen en automatisch versturen van offertes horen niet standaard bij deze intake. Een medewerker blijft verantwoordelijk voor technische keuzes, prijzen en akkoord op communicatie.
Wat we vooraf bespreken
Voor de gratis audit volstaat een beschrijving van uw huidige werkwijze en de programma’s die u gebruikt. Voor de bouw spreken we af welke velden verplicht zijn, hoe een volledige aanvraag eruitziet en wie uitzonderingen opvolgt. Gebruik fictieve of geanonimiseerde voorbeelden; stuur geen klantdocumenten of wachtwoorden via het formulier.
Prijs, planning en overdracht
Een kleine Automation Sprint begint vanaf €750 exclusief btw voor één afgebakende workflow en maximaal twee externe systemen. U ontvangt vooraf een vaste offerte met scope en testafspraken. Licenties, hosting en verbruik worden apart begroot.
De sprint is binnen zeven kalenderdagen na de schriftelijk bevestigde start testbaar. Scope, voorschot, toegang, informatie en gegevensafspraken moeten dan compleet zijn. U krijgt documentatie, een overdracht en vijf werkdagen om de oplevering te controleren. Bekijk de volledige prijs- en scopeafspraken.
Veelgestelde vragen over offerte-intake
Moet ik een nieuw CRM kopen?
Niet noodzakelijk. We bekijken eerst wat uw mailbox, spreadsheet of bestaande CRM al kan. Een koppeling wordt pas beloofd nadat toegang, API, licentie en toegestane werkwijze onderzocht zijn.
Kan dit zonder website?
Ja. Een mailbox of een afgesproken export kan voldoende zijn als ingang. Ook bij de gratis audit is het websiteveld optioneel.
Wat gebeurt er met onvolledige aanvragen?
Ze blijven zichtbaar met de ontbrekende informatie en een verantwoordelijke. Het proces maakt geen complete aanvraag van onzekere gegevens en verstuurt niet zelfstandig een offerte.