Welk werk neemt dit uit handen?
Offerteopvolging werkt alleen als de status klopt. Een herinnering sturen terwijl een klant al heeft geantwoord, zorgt voor verwarring. Daarom begint automatisering bij één afgesproken overzicht van offertes, verzenddatums en reacties. U houdt de beslissing om contact op te nemen bij een medewerker.
Zo kan uw proces verlopen
Bepalen wat aandacht vraagt
De afgesproken wachttijd en actuele status bepalen welke open offertes in de opvolglijst verschijnen. Een pas verstuurde offerte krijgt niet onmiddellijk een herinnering.
Een concept voorbereiden
Voor een dossier zonder reactie wordt een passend concept of een taak klaargezet. De medewerker ziet de offertecontext en controleert ontvanger, toon en inhoud vóór verzending.
Stoppen zodra de situatie verandert
Bij een antwoord, afspraak, afwijzing of afgesloten dossier stopt de betreffende opvolging. Bij een onduidelijke status gaat de taak naar een medewerker in plaats van automatisch verder te lopen.
Een concreet, fictief voorbeeld
Een fictieve offerte staat acht dagen open. De afgesproken wachttijd is voorbij, dus er verschijnt een opvolgtaak. Komt er intussen een antwoord binnen, dan wordt het concept niet automatisch verstuurd. De medewerker behandelt eerst de reactie en past de status aan.
Bekijk de stappen in de interactieve demoWaar uw controle nodig blijft
De standaardaanpak is geen bulkmailcampagne en verstuurt geen onbeoordeelde berichten. De klantrelatie, inhoud van de communicatie en geldige grondslag voor contact blijven onderdeel van de afspraken. Een hogere conversie of extra omzet wordt niet gegarandeerd.
Wat we vooraf bespreken
We bespreken wanneer opvolging zinvol is, welke statussen u gebruikt en wie antwoorden verwerkt. Voor de bouw leggen we stopregels en uitzonderingen vast. Zo kan ook iemand die het proces niet gebouwd heeft controleren waarom een taak wel of niet wordt klaargezet.
Prijs, planning en overdracht
Een kleine Automation Sprint begint vanaf €750 exclusief btw voor één afgebakende workflow en maximaal twee externe systemen. U ontvangt vooraf een vaste offerte met scope en testafspraken. Licenties, hosting en verbruik worden apart begroot.
De sprint is binnen zeven kalenderdagen na de schriftelijk bevestigde start testbaar. Scope, voorschot, toegang, informatie en gegevensafspraken moeten dan compleet zijn. U krijgt documentatie, een overdracht en vijf werkdagen om de oplevering te controleren. Bekijk de volledige prijs- en scopeafspraken.
Veelgestelde vragen over offerteopvolging
Worden herinneringen automatisch verstuurd?
Binnen de standaarddienst worden concepten en taken voorbereid voor menselijke controle. Autonome verzending is geen onderdeel van de kleine sprint.
Wat als iemand telefonisch antwoordt?
Een medewerker moet een telefoongesprek of afspraak in het afgesproken overzicht registreren. Het proces kan alleen betrouwbaar stoppen op basis van informatie die beschikbaar is.
Kan ik zelf de wachttijd bepalen?
Ja. Wachttijd, toegestane vervolgstappen en stopregels worden vóór de bouw afgesproken. Een latere wijziging wordt eerst beoordeeld op gevolgen voor de bestaande flow.